LA PLUS-VALUE D'UNE AGENCE ÉVÉNEMENTIELLE Les avantages du recours à une agence événementielle se situent sur plusieurs niveaux. Au delà du simple fait de gagner du temps en déléguant une partie du travail, vous bénéficiez d'un réel savoir-faire en matière d'organisation d'événement, et aussi vous optimisez votre budget grâce aux relations privilégiées qu'entretiennent les agences avec d'autres prestataires.
- Rôle de conseil: Organiser un événement est le domaine de compétence des agences événementielles. La communication événementielle exige une expertise afin de véhiculer le message de dynamisme que vous souhaitez pour votre manifestation. L'agence événementielle remplira son rôle de conseil afin de définir avec vous le concept de l'événement suivant vos objectifs. Par exemple, pour un séminaire de team-building (voir fiche team building), une agence vous conseillera d'organiser une murder party, une activité qui a la particularité de stimuler la créativité et la réflexion au profit de l'esprit d'équipe.
- Relation privilégiée avec certains prestataires : Vous trouverez plus facilement une salle ou un traiteur en faisant appel à une agence événementielle. Ils connaissent les différentes salles et peuvent activer leur réseau pour vous trouver les prestataires qui vous conviennent, tout en restant en accord avec votre budget grâce à leur partenariat. Une agence possède son réseau de prestataires avec lesquels elle peut négocier les prix. Par exemple, le DJ que vous trouverez dans les pages jaunes vous coûtera 2000 euros, une agence événementielle vous proposera le sien, qui a déjà fait ses preuves, pour 700 euros.
- Gestion budget : Suivant votre budget alloué pour l'événement, votre prestataire saura l'optimiser au maximum. Elle saura vous faire une sélection de salles ou de prestataires en accord avec votre budget ou vous conseiller sur les éléments à sacrifier ou comment détourner un obstacle sans que cela ne nuise au déroulement de la manifestation et à la notoriété de l'entreprise. Vous ne le savez peut-être pas, le prix des locations de salles de séminaires chute en fin de semaine, une agence vous suggérera ces jours là pour vous permettre de rentrer dans votre budget ou pour consacrer un poste de dépense plus important aux animations par exemple. Il existe aussi un moyen de réaliser des économies sur les frais de location de matériel et de gagner de l'espace en optent pour un cocktail dînatoire plutôt qu'un dîner assis. Autant de trucs et astuces dont vous profiterez en suivant les conseils d'une agence événementielle.
